Организация и управление рабочим временем. Как организовать рабочее время, чтобы не выбиваться из сил и все успевать

Важное значение для результативности управленческой деятельности имеет рациональная организация рабочего дня менеджера в соответствии с жизненными планами и научной организацией труда.

Использованы материалы книг: Гальковий Р.С., Набоков В.И. Основы менеджмента. - М.: ИНФРА-М, 1998. - С. 133-139; Резник С.Д. идр. Персональный менеджмент: Учеб, пособие. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 619 с.

Рабочий день менеджера можно условно разделить на пять частей.

В соответствии с этим организационные принципы распорядка дня также можно разделить на три группы.

Утро рабочего дня (с б до 8 ч)

1. Старайтесь вставать в одно и то же время в рабочие дни. Не нужно нежится в постели - это залог опоздания.
2. Сначала личная гигиена или гимнастика? Это решает каждый сам.
3. Гимнастика не должна быть продолжительной (до 15 мин) и изнурительной (бег трусцой 1-2 км). Гимнастика - это «тряска и смазка» человеческого организма, а не спортивная тренировка.
4. После гимнастики примите контрастный душ: 1 мин - теплая вода (30-35°), а затем 2-3 мин - холодная вода (6-10°) в виде обливания всех частей тела сильной струей воды. Если вы примете это за ежедневное правило, то не будете болеть никакими простудными заболеваниями.
5. Завтрак должен быть плотным и состоять из 2-3 блюд. Чашка чая или кофе с бутербродом - это не завтрак, а легкая закуска. Уходить на работу без завтрака - это преступление против себя.
6. Дорога на работу (1,0-1,5 ч) - это объективная реальность послушать новости или музыку в автомобиле, почитать книгу с крупным шрифтом в метро и другом транспорте. Если вы тратите на дорогу 2 ч и более, то рекомендуем найти место поближе к дому.
7. На работу нужно приходить веселым, жизнерадостным и доброжелательным. Никогда и ни с кем не говорить о своих проблемах.

Золотое правило жизни. Никогда не говорить о старости, бедности и болезнях!

Правила начала дня (с 8 до 11 ч)

1. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям?
2. Начинайте день с позитивным настроением. Забудьте неудачи и стрессы предыдущего дня.
3. С кем сегодня необходимо обязательно встретиться? Кому нужно позвонить?
4. Какие трудности и проблемы может приготовить этот день и как их преодолеть?
5. Запишите срочные задачи этого дня. Проранжируйте их по важности. Начинайте работу с выполнения важнейших, срочных задач дня.
6. Напишите «слоновые задачи» (бизнес-план, новый проект, компьютерную программу и др.), которые можно решать частями.
7. Отметьте «красным цветом» совещания, на которых нужно быть обязательно.
8. Возьмите необходимые нормативные документы из шкафа и разложите на рабочем столе.
9. Уделите время для анализа и подписи документов, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
10. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем, который является вашим партнером в создании нормативных условий для деятельности.
11. Каждые 1,5 ч выделяйте 10 мин для гимнастики, личной гигиены или массажера-тренажера.

Правила основной части дня (с 11 до 16 ч)

1. Экономьте свое собственное рабочее время путем подготовки к беседе или совещанию. Выделите не менее 1 ч для творческой аналитической работы.
2. Устанавливайте приемлемые для выполнения задания сроки, время для «слоновых задач» всегда можно перенести.
3. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших проблем, если это не ЧП. На каждом предприятии возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что откладываются запланированные важные задачи.
4. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе.
5. При выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация - следует сделать краткую запись и обработать ее позднее как «резервную идею».
6. Делайте регулярно (после 1,5 ч работы) короткие паузы по 10 мин. Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха, кофе-брейк и гимнастику.
7. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
8. Старайтесь любое начатое дело доводить до конца (кроме «слоновых задач»). На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
9. Старайтесь обедать в одно и то же время. Выделяйте на это минимум 30 мин. Никогда не используйте его как резерв для работы. «Обед раздели с другом».
10. Используйте организационно-технические перерывы (транспортные переезды, ожидания в приемной, копирование информации) для подготовительной или информационной деятельности.
11. Работайте по возможности ритмично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода или в конце рабочего дня, когда большинство сотрудников ушли с работы.
12. «Беспокойный» период используйте для выполнения технических или оперативных задач. В этот период доступ сотрудников к вам открыт («зеленый час»).

Правила завершения рабочего дня (с 16 до 18 ч)

1. Старайтесь в это время проводить свои совещания, которые зависят от вас, или наносить плановые визиты в другие подразделения организации.
2. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать («красный свет»).
3. Установите время для себя (1ч), занесите его в свой план дня и используйте для решения «слоновых задач», носящих долговременный характер, например, для повышения квалификации.
4. Контролируйте результаты работы, т.е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным, с учетом поставленных целей и отклонений от них.
5. Контролируйте время работы, перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения и установления новых приоритетов.
6. Пересмотрите план рабочей недели. Составляя план на следующий день накануне вечером, пользуйтесь органайзером, тайм-ме-неджером и компьютерной системой.
7. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Каждый день должен иметь свою кульминацию. В смысле позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и ценность имеет каждый день.

Эти правила должны послужить импульсом для составления плана дня, хотя они носят рекомендательный характер. Оцените отдельные правила исходя из того, насколько вы готовы их использовать, и найдите свой личный стиль.

Правила организации свободного времени (с 18 до 22 ч)

1. Выделяйте время на дорогу от работы до дома с запасом «на пробки» (1,0-1,5 ч).
2. Старайтесь ужинать в одно и то же время, желательно с 19 до 20 ч. Ужин не должен быть чрезмерно обильным, но его нельзя «отдавать врагу».
3. Выделите время для семьи (жены, детей, родителей), когда вы сможете спокойно переговорить, поиграть с детьми. Навещайте родителей или родственников, если вы живете отдельно, лучше в выходные дни.
4. Посвятите от 1 до 2 ч ежедневно для всестороннего развития личности (иностранному языку, овладению компьютером, подготовке личной презентации, работе над диссертацией, чтению литературы И Т.П.).
5. Обязательно просмотрите новости по одной из любимых программ (1-му каналу, «Вестям», «России», НТВ, СЛТУи др.). Вы должны быть всегда в курсе политических событий.
6. Старайтесь не смотреть стрессовые фильмы на ночь (триллеры, ужасы, драмы, «мыльные» сериалы). Оставьте их на выходной день.
7. Выделяйте время не реже 2 раз в неделю вечером для фитнеса, бассейна, футбола, хоккея, тенниса и др., но не превращайте его в изнурительные тренировки. Оставьте их на выходной день.
8. Перед сном обязательно прогуляйтесь в парке, во дворе, по набережной, по тихой улице. Продолжительность прогулки должна быть от 0,5 до 1,0 ч. Хорошо взять с собой детей и супругу. Сделайте это обязательным ежедневным правилом!
9. Ложитесь спать в одно и то же время, не позднее 23 ч. Считается, что 2 ч до полуночи - лучшее время сна.
10. Если вы страдаете бессонницей, то не занимайте голову чтением, телевизором или самобичеванием. Иногда в это время приходят блестящие идеи, которые нужно записать.

Работоспособность человека

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма, и, конечно, зависит от его типа: «жаворонок» или «сова». Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток для нормального человека можно описать с помощью кривой, изображенной на рис. 20.3. Из рисунка видно, что к фазам высшей активности примыкают двухчасовые периоды, во время которых организм человека работает в пиковом режиме (8-11, 15-17, 19-21 ч). Пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому сложные задачи следует выполнять в начале дня. После высшей активности наступает известный спад продуктивности (12- 14, 17-19 ч). Нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности. В конце рабочего дня лучше выделить время для отдыха и семьи.

Рис. 20.3. Среднестатистические колебания работоспособности человека

вать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности, так как у каждого человека наблюдаются некоторые отклонения от нормы. В связи с этим нужно определить свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений построить свою «кривую работоспособности». Кроме того, следует сравнить ваш распорядок рабочего дня с этим графиком работоспособности и решить, как лучше его согласовать, в том числе время выполнения важных дел с вашей работоспособностью. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Правильная организация рабочего времени дает возможность выполнить все намеченные планы, заработать авторитет коллег, избежать нареканий начальства и почувствовать себя квалифицированным специалистом и мастером своего дела.

Для организации рабочего времени существует ряд принципов, следуя которым, можно достигнуть такого уровня в своей производственной деятельности, когда к концу рабочей недели у Вас не останется ни одной не решенной проблемы, и в пятницу вечером Вы будете думать не о будущем понедельнике, а о наступающем уик-энде. Все Ваши мысли будут заняты только тем, как максимально интересно и с пользой провести заслуженные выходные.

Чтобы выработать правильную методику действий для начала следует отметить, что существует ряд причин, которые влияют на создание дефицита рабочего времени. К ним можно отнести: нагромождение работы, спешку, суету при выполнении задания, не правильную расстановку приоритетов и как результат доработки дома и т.д.

На качество выполняемой работы также влияет заинтересованность в конечном результате (мотивация). Зачастую, знание того, что Ваш труд никогда не будет оценен по достоинству, лишает Вас всяческого желания выполнять работу качественно, быстро и не дает возможности правильно организовать свой рабочий день.

Существует ряд советов для решения этих проблем. Они довольно действенны, и следуя им работу можно превратить в радость, а не в тяжелое бремя.

Совет первый: В начале рабочей недели составьте список дел, которые необходимо решить до выходных. На первый план необходимо выдвинуть более объемные дела, которые требуют больше времени или для решения которых необходимы результаты работы других сотрудников. Затем распределите их в порядке важности и срочности. Зафиксируйте составленный план на бумаге. После выполнения очередной задачи её необходимо вычеркнуть из плана. Это даст Вам возможность увидеть результат Вашей работы, ощутить моральное удовлетворение и планировать свои силы в дальнейшем.

Совет второй: Недельный план следует разбить по дням недели также исходя из срочности, потребности и важности. Чтобы не держать все намеченное в голове, Вам необходимо завести «деловой блокнот».

Совет третий: Анализируя Ваш предыдущий опыт, определите те факторы, которые обычно мешают Вам в выполнении поставленных задач. Запишите их на бумаге для наглядности и попробуйте выяснить причину каждой из выявленных проблем. В дальнейшем старайтесь придерживаться сделанных Вами выводов.

Совет четвертый: Составьте график (регламент) своего рабочего дня. Для этого Вам необходимо учесть все: утренний подъем, завтрак, путь на работу, время выполнения намеченных заданий, время контактов с сотрудниками и начальством, время перерывов, не запланированные перерывы, без которых не обходится ни один рабочий день. Этот регламент необходимо согласовать с Вашими сотрудниками и руководством, чтобы в течение дня Вас попусту не отвлекали пустыми разговорами и несвоевременными заданиями.

Совет пятый: Определите для себя стимулы. Как известно, каждый из нас с большим интересом и рвением выполняет ту работу, которую ему «хочется» делать, а не ту, которую «надо». Имея стимул, все задания из разряда «надо» перейдут в разряд «хочется». После этого дело – только за Вами.

Совет шестой: Установите для себя четкие твердые сроки выполнения поставленных задач и старайтесь придерживаться их, чего бы Вам это ни стоило. В первое время это будет трудно, зато потом это «золотое» правило войдет у Вас в привычку. Не позволяйте никому без особо веских причин нарушать эти сроки. Только тогда Вы сможете добиться своего.

Совет седьмой: Всегда поощряйте как себя, так и своих сотрудников за качественную и своевременно выполненную работу или поручение. Это благоприятствует установлению здорового микроклимата в коллективе, заставляет сотрудников охотно выполнять просьбы друг друга и помогает в решении поставленных задач.

Выполняя эти советы, Вы сможете более плодотворно трудиться, довести до совершенства свой рабочий процесс, уйти от невыносимой текучки. Отправляясь домой, на душе Вы будете чувствовать легкость от выполненных задач (особенно, если они выполнены в полном объеме) и уважение к самому себе. С такими чувствами на завтра Вам снова захочется идти на работу, а не прятаться от начальства, опасаясь справедливого гнева за допущенные промахи и недоработки.

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

Изо дня в день вы хронически ничего не успеваете. Вы стремитесь сделать все намеченные дела, но у вас каждый раз ничего не получается. То одно случится, то другое, вам постоянно что — то мешает решать все проблемы своевременно. В итоге ваши дела копятся, как снежный ком, а вы в полном бессилии признаёте свое поражение.

Вы как будто слышите внутри себя голос: «сделаю завтра», «потом», «только не сейчас», «мне не хочется этого делать», «только не сегодня, я так устал» и так далее. Таким образом ваше подсознание не хочет, чтобы вы выходили из зоны комфорта и начинали совершенствоваться и лишний раз напрягаться. Поэтому оно изо всех сил противится попыткам развить самодисциплину и силу воли.

Успех во многом зависит от волевых качеств и сильного характера. Однако немаловажную роль в достижении результатов играет знание основ самоменеджмента.

Самоменеджмент или таймменеджмент- техника правильного использования времени

Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы.

Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Интересно, что на 95 процентов эффективная организация распорядка дня зависит именно от вас и лишь 5 процентов от объективных обстоятельств.

В спокойной обстановке проанализируйте свои ежедневные действия, после составьте список необходимых дел на завтра.

Список дел должен отражать ваши реальные задачи на завтра. Теперь расставьте дела в списке в соответствии со временем их выполнения.

Чтобы грамотно организовать свой распорядок дня по возможности перестройте график так, чтобы он более гармонично соответствовал времени и одно дело не накладывалось на другое.

Расставьте приоритеты, которые устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела разделите на 4 группы:

1) срочные (важные дела) - их необходимо выполнить именно завтра;

2) срочные, но менее важные дела;

3) менее срочные, но не менее важные задачи;

44) те дела, которые можно выполнить в последнюю очередь.

После того, как вы определили задачи и расставили приоритеты, необходимо продумать грамотный маршрут.

Детально представьте свой завтрашний день

Для правильной организации рабочего дня каждый процесс соотносите со временем, потраченным на его выполнение. Прокрутите в голове весь распорядок дня несколько раз.

Постепенно продвигайтесь в соответствии со своим планом. Постарайтесь в течение дня не менять намеченных заданий. Не стоит исключать пункты или добавлять новые. Вам необходимо придерживаться оптимального алгоритма вашего распорядка дня, а лишние изменения, к которым вы не готовились вам ни к чему.

Основные правила планирования времени

Соотношение (60:40)
Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (примерно на 60 %)

Оставьте определенный процент времени как резерв для неожиданных случаев или в результате недооценки длительности других дел.

Планируйте только такой объем задач, с которыми вы реально сможете справиться.

Заполнять потерю времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого рабочего дня наверстывать потерянное накануне.

Во избежание промедления и откладывания дел, нужно устанавливать точные сроки выполнения для всех видов деятельности.

Как правильно организовать рабочий день?

Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Старайтесь начинать свой рабочий день с позитивным настроем — это будет способствовать успешному разрешению всех запланированных дел.

Начинайте работу по возможности в одно и то же время

Действуйте без промедления, и раскачек. Просто дайте себе время на подготовку к определенным действиям. При чем лучше, если вы сначала уделите время сложным и важным делам. В течение всего рабочего дня старайтесь избегать незапланированных импульсивных действий.

И соблюдайте размеренный темп

Небольшие однородные задания выполняйте серией. Благодаря такой непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени.

Такая организация рабочего дня позволит вам использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной работы, а также выкраивать спокойное время для восстановления сил.

Доводите дело до конца, чтобы не тратить время на его выполнение завтра. В конце рабочего дня эффективным будет завершить начатые небольшие дела.

Проконтролировать результаты и составить план на следующий день. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Благодаря такой самоорганизации, вы не только сможете с легкостью решать свои ежедневные задачи, но и найдете недостающее вам раньше время на отдых и развлечения. По возможности хорошо отдыхайте и заряжайтесь позитивными эмоциями.

Будет гораздо проще продвигаться по плану, если за каждый выполненный пункт вы будете себя хвалить. Это будет неплохой мотивацией на пути к самодисциплине, а также кульминацией правильно организованного рабочего дня.

Возьмите за правило регулярно составлять план на следующий день, неделю, месяц и так далее. Чем больше вы будете планировать, тем лучше будете готовы к дальнейшим жизненным событиям.

Правильно организовать рабочий день значит, что вы не только будете выполнять намеченные задачи, но и попробуете их систематизировать, организовать грамотный маршрут между ними, исключая ненужные действия. Возможно, в результате правильной организации у вас даже получится совместить какие — то действия или найти более рациональный вариант их выполнения, все будет четко спланировано и исполнено.

Эффективная организация рабочего дня – это 60% успеха, с помощью которого вы сможете развить самодисциплину и характер.

В последнее время психологи отмечают возросшее количество стрессов у населения. Немудрено, ведь в городах высокий темп жизни, и, стремясь везде успеть, человек получает неслабое перенапряжение. Поэтому всем важно уметь и знать, как организовать свое время с максимальной пользой для себя. По итогу это позволит не только все успевать, но и находить возможности для личных дел и отдыха. Такой навык нужен не только взрослым, но и детям. Ведь именно с малых лет эффективнее всего обучаться чему-то.

Зачем нужно умение организовывать время?

Некоторым людям кажется странным учиться планировать свое время. Кто-то считает это уделом зануд. Скорее всего каждому знаком такой тип личности, который везде и всегда опаздывает? Вряд ли он может вызывать приятные ощущения. Но грамотное планирование не только уберегает от опозданий, но и позволяет не жить с ощущением "опять день прошел впустую". Итак, преимущества организации времени:

Пропадет постоянная спешка.
Уходит рассеянность.
Появляется время для хобби и встреч с друзьями.
Нет ощущения, что дни идут "впустую".
Создание рабочих и выходных дней.
Отсутствие переработок.

Как видите, очевидно, знание, как эффективно организовать время, полезно каждому взрослому человеку. Основная польза в этом, что так человек спасается от нервного перенапряжения, волнения и последующего стресса. Иными словами, грамотно распределяя время, можно сохранить здоровье.

Способы организовать время

За долгое время существования нашлось множество способов организовывать свое время. Тут нет единственно верного вида, так как выбирать их нужно, исходя из индивидуальных особенностей психики. Например, для каждой категории существуют свои принципы тайм-менеджемента. Ясное дело, что организовать время школьника проще, нежели время работника на значимой должности.

Основы для планирования

Перво-наперво купите себе ежедневник. Каким он будет - решать вам. Некоторые люди предпочитают блокнот с разлиновкой по датам, другим удобнее по неделям деление, а третьим нужны чисто белые листы. В любом случае вам потребуется нечто, куда вы будете записывать свое расписание. Не стремитесь найти самый дорогой или дешевый вариант. Выберите то, что вам нравится. Главное чтобы, вам было удобно им пользоваться.

Вариант для продвинутых - электронные ежедневники. Существует масса разного рода программ, которые можно настраивать на свой вкус. Также у большинства из них есть синхронизация со смартфоном или планшетом.

Ключевой момент: ежедневник нужно всегда держать перед глазами и оперативно вносить в него изменения.

Перед началом работы

Если раньше вы не пробовали организовать свое время, то вам придется пройти через множество трудностей. Поэтому сразу запомните фразу "Лучшее - враг хорошего" и старайтесь не переживать. Когда человек чему-то учится, то у него не все сразу получается хорошо, и это нормальное явление.

Всегда нужно стремиться к идеалу, но на пути будет не все правильно получаться, и это нормально, так как организовать свое время не так просто, не зная, как это делать. Поэтому будьте настойчивы.

Определитесь с жизненной концепцией

В любом деле важно осознавать свои цели. Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить.

Поэтому важное правило - записывайте свои цели. Обязательно делайте это на бумаге. Только так вы сможете их выполнить. Зачем это нужно? Когда вы записываете цель, вы ее принимаете и материализуете. Когда вы видите список целей, то вы видите свой бизнес-план. Так вы отделяете зерна от плевел, второстепенное от главного. Ведь прежде, чем решать, как лучше организовать свое время, нужно определиться с тем, зачем вам это нужно.

Определяйте четкие сроки выполнения целей. Зачем это нужно? Размытые сроки - размытые цели, по итогу неосуществимое достижение. А четко ограничив себя временными рамками, вы берете на себя определенные обязательства.

Хитрость для составления плана целей

Для тех, кто только узнает, как организовать свое время, сложно отделять значимые цели от второстепенных. Особенно тяжело это дается в плане долгосрочных целей. Выполните простое упражнение: возьмите чистые листы бумаги и записывайте абсолютно все желания, от простых до невероятных. Все-все что только взбредет на ум. После отложите списки и вернитесь к ним спустя пару дней. После чего из написанного выпишите только то, что значимо для вас. Так вы получите свои список долгосрочных целей.

Особенность среднесрочных целей

Вам нужно иметь перед глазами план на три года или пять лет. Иными словами, нечто глобальное. Вам нужно разделить его на большое количество маленьких целей, разбитых по месячным блокам. Это маленькие шажочки в сторону своих больших достижений. Важно учитывать такие сферы, как здоровье, отдых, спорт, образование, развлечение.

Получившийся список всегда держите перед глазами, так как со временем вы можете вносить в него коррективы.

Как организовать свое время правильно?

Купив ежедневник - заведите привычку писать в нем ежедневно. Возьмите за привычку составлять план на день накануне вечером. Такой подход позволит вам экономить по несколько часов. В чем преимущества такого подхода?

Очередность выполнения дел.
Составление маршрута передвижения.
Во сне подсознание лучше усваивает информацию.
Дневной план и долгосрочные цели позволяют вам ранжировать дела.
Дополнительная мотивация.
Наглядность активных и выполненных целей.

Иными словами, планирование каждого дня - полезная вещь. Оно же позволяет правильно Это позволит сразу отмечать малоэффективные дела.

Учитывайте свои биологические циклы. Для каждого человека существуют индивидуальные периоды активности и ее спада. Поэтому логично свои дела планировать именно с их учетом. Например, трудозатратные дела с высокой концентрацией внимания нужно проводить в период активности. Это позволит эффективно работать.

Обязательно делите все цели по категориям. Так вам проще выделить микроцели внутри них и выполнять. Например, чем вы в основном занимаетесь за день? Предположим, что это работа, дом, уход за собой, свободное время и сон. Уже по этим категориям формируйте список целей.

Просить помощи? - Да!

Многим людям кажется странным перекладывать свои дела на других. На самом деле это нужно делать. Как бы вам не хотелось, ваше время и ваши личные возможности ограничены, поэтому смело делегируйте часть обязанностей. Определитесь с целями и задачами, найдите тех, кто это может выполнить, и делегируйте их. Обговорите контрольные точки и даты исполнения. Не забудьте по окончанию дела поощрить исполнителей.

Как организовать время ребенка и научить его этому?

Современные родители отмечают: дети стали малоактивными. Дай им волю, будут сидеть у компьютера целыми днями. На самом деле сегодня можно встретить две диаметрально разные концепции поведения: совсем забить на детей, не дать им продохнуть от школы и секции. В этом деле важно сохранять золотую середину.

Как организовать время школьника, чтобы ему хватало его на учебу и хобби, секции, кружки и т.д.? Приучайте его уже с начальной школы планировать день. Обговорите со своим ребенком, какие у него могут быть дела. Например, школа, обед, приход домой, отдых, подготовка домашнего задания, помощь по дому и личное время. Не давите на него, только помогайте наводящими вопросами. Поначалу помогайте ребенку соблюдать план действий. Со временем он будет полностью самостоятельным в этом плане.

Парадоксально, но те дети, чей день максимально занят школой и кружками, лучше всего умеют распределять свое время. Дело в том, что они знают, сколько всего им нужно успеть, и поэтому стараются. Поначалу нужно четко контролировать походы ребенка туда или туда, но со временем у вас отпадет эта нужда.

Как организовать свободное время ребенка? - Помните, что родители - лучший пример для детей. Поэтому, если вы умеете планировать время, распоряжаться им и составлять эффективные списки целей, то ребенок без труда переймет эту систему от вас.

В любом случае, помните, что обучение эффективному тайм-менеджементу занимает много времени, так как это должно стать вашей привычкой. А для формирования привычки требуется очень много времени. Не отчаивайтесь, если у вас что-то не получается исполнить или вы забываете что-то вписать, все приходит с опытом.

Еще одна полезна хитрость - научитесь самоанализу. Так вы сможете определять, какие дела малоэффектинвны за день, а какие - эффективны.